Organizzare con i Topics

I Topics sono categorie che ti permettono di organizzare i documenti e ottenere risposte più precise. Pensa ai Topics come a cartelle intelligenti: quando fai una domanda, puoi scegliere di cercare solo in una categoria specifica.

Perché usare i Topics?

Risposte più mirate

Se carichi 500 documenti ma ti serve solo cercare nei contratti con i fornitori, puoi:

1. Creare un topic "Contratti Fornitori"
2. Assegnare i documenti rilevanti a quel topic
3. Quando fai una domanda, selezionare quel topic

Risultato: risposte più veloci e precise, senza rumore da documenti non pertinenti.

Personalizzazione dell'AI

Ogni topic può avere un comportamento personalizzato dell'AI. Ad esempio:

• Topic "Comunicazioni Clienti" → tono formale, usa "Lei"
• Topic "FAQ Interne" → tono colloquiale, usa "tu"
• Topic "Documenti Legali" → linguaggio tecnico-giuridico

Creare un Topic

1. Vai su Argomenti nel menu laterale

2. Clicca Nuovo Argomento in alto a destra

3. Compila i campi:

   • Nome: breve e descrittivo (es. "Contratti 2024")
   • Descrizione: cosa contiene questa categoria
   • Colore: per riconoscerlo a colpo d'occhio
   • Icona: simbolo visivo

4. (Opzionale) Configura il Prompt personalizzato

5. Clicca Salva

Configurare il Prompt Personalizzato

Il prompt personalizzato è il modo in cui puoi istruire l'AI su come rispondere per uno specifico topic. È come dare delle indicazioni precise a un assistente.

Quando usarlo

• Tono specifico: "Rispondi sempre in modo formale, usando il Lei"
• Contesto settoriale: "Sei un esperto di diritto commerciale italiano"
• Formato risposte: "Rispondi sempre con un elenco puntato"
• Limitazioni: "Non fornire mai pareri legali, suggerisci di consultare un avvocato"

Come scriverlo

Clicca sull'icona dell'occhio accanto a un topic per vedere il prompt attuale, oppure Modifica per cambiarlo.

Esempio di prompt per documenti legali:

Sei un assistente esperto in diritto commerciale italiano.
Rispondi in modo preciso e professionale, citando sempre
le fonti documentali. Usa un linguaggio tecnico-giuridico
appropriato. Per questioni che richiedono interpretazione
legale, suggerisci sempre di consultare un professionista.

Esempio per FAQ clienti:

Sei un assistente cordiale e disponibile. Rispondi in modo
chiaro e semplice, evitando termini tecnici. Usa il "tu"
con il cliente. Se non trovi l'informazione richiesta,
suggerisci di contattare il supporto.

Assegnare documenti a un Topic

Durante il caricamento

1. Vai su Documenti → Carica Documento
2. Seleziona il file
3. Dal menu Topic, scegli la categoria
4. Clicca Carica

Per documenti già caricati

1. Vai su Documenti
2. Trova il documento da modificare
3. Clicca sull'icona modifica
4. Seleziona il topic dal menu a tendina
5. Clicca Salva

Usare i Topics nella Chat

Quando avvii una conversazione:

1. Vai su Chat → Nuova Chat
2. Prima di scrivere la domanda, seleziona un Topic dal menu in alto
3. L'AI cercherà solo nei documenti di quella categoria

Quando non selezionare un topic

Se la tua domanda potrebbe riguardare più categorie, lascia "Tutti i documenti" selezionato. L'AI cercherà in tutta la knowledge base.

Gestire i Topics

Visualizzare i contenuti

Nella lista dei topics, ogni riga mostra:

• Nome e descrizione
• Colore distintivo
• Numero di documenti assegnati
• Numero di pagine web (se applicabile)

Modificare un Topic

1. Clicca sull'icona matita nella riga del topic
2. Modifica nome, descrizione, colore o prompt
3. Clicca Salva

Eliminare un Topic

1. Clicca sull'icona cestino
2. Conferma l'eliminazione

Attenzione

Quando elimini un topic, i documenti associati non vengono eliminati. Perdono solo l'assegnazione al topic e tornano disponibili senza categoria.

Best Practices

Crea categorie logiche

Pensa a come cercheresti le informazioni:

• Per tipo di documento: Contratti, Policy, Manuali, Report
• Per reparto: HR, Legale, Vendite, Amministrazione
• Per anno: Documenti 2023, Documenti 2024
• Per cliente/progetto: Cliente A, Progetto Beta

Non esagerare con i topics

Troppi topics rendono la gestione complicata. 3-10 topics sono generalmente sufficienti per la maggior parte delle aziende.

Usa nomi chiari

❌ "Varie ed eventuali" ✅ "Comunicazioni Interne"

❌ "Docs" ✅ "Documentazione Tecnica"

Sfrutta i prompt personalizzati

Se noti che le risposte non hanno il tono giusto, configura un prompt specifico. È il modo più efficace per migliorare la qualità delle risposte.