Gestire i Documenti
I documenti sono il cuore di Queria. Più documenti carichi, più l'AI sarà in grado di rispondere alle tue domande con precisione.
Formati supportati
Queria supporta un'ampia gamma di formati documentali:
| Categoria | Formato | Estensioni |
|---|---|---|
| Adobe PDF | ||
| Word | Microsoft Word | .docx, .doc |
| Excel | Microsoft Excel | .xlsx, .xls |
| PowerPoint | Microsoft PowerPoint | .pptx, .ppt |
| Testo | Testo semplice | .txt |
| Markdown | Markdown | .md |
| RTF | Rich Text Format | .rtf |
| CSV | Comma-Separated Values | .csv |
| OpenDocument | LibreOffice/OpenOffice | .odt, .ods, .odp |
Limiti di upload
| Parametro | Limite |
|---|---|
| Dimensione massima file | 50 MB |
| Documenti per azienda | Illimitati |
Caricare documenti
Upload singolo
- Vai su Documenti nel menu laterale
- Clicca Carica Documento
- Seleziona il file
- (Opzionale) Seleziona il Tipo documento:
- Documento: contratti, fatture, documenti operativi
- Knowledge: manuali, normative, documentazione di riferimento (richiede ruolo Admin)
- (Opzionale) Assegna un Topic per categorizzarlo
- Clicca Carica
Upload multiplo
Puoi caricare più file contemporaneamente:
- Trascina più file nell'area di upload, oppure
- Seleziona più file tenendo premuto Ctrl (o Cmd su Mac)
Elaborazione del documento
Dopo il caricamento, il documento viene elaborato automaticamente:
Fasi di elaborazione
- Parsing - Estrazione del testo dal file
- Rilevamento lingua - Identificazione automatica della lingua (IT, EN, ES, DE, FR, PT, RU, ZH, JA, KO)
- Chunking - Divisione in segmenti da ~700 caratteri con sovrapposizione del 20%
- Embedding - Generazione dei vettori semantici (1024 dimensioni)
- Indicizzazione - Salvataggio nel database vettoriale
Stati del documento
| Stato | Significato |
|---|---|
| Attivo | Documento disponibile per le ricerche |
| Archiviato | Nascosto dalle ricerche ma recuperabile |
| Eliminato | In attesa di eliminazione definitiva |
OCR per documenti scansionati
Queria riconosce automaticamente i PDF scansionati e attiva l'OCR (Optical Character Recognition).
Quando si attiva l'OCR
L'OCR viene attivato automaticamente se:
- Il PDF contiene meno di 100 caratteri di testo (probabilmente scansionato)
- Il testo ha più di 15 caratteri per parola in media (encoding corrotto)
Lingue OCR supportate
L'OCR supporta 10 lingue:
- Italiano, Inglese, Spagnolo, Francese, Tedesco
- Portoghese, Russo, Cinese, Giapponese, Coreano
Correzione OCR con AI
Per documenti con qualità OCR scarsa, è disponibile una correzione automatica tramite AI che:
- Corregge parole spezzate
- Sistema spazi mancanti
- Corregge errori di riconoscimento comuni
Nota tecnica
L'OCR richiede che sia abilitato nel sistema. Contatta l'amministratore se i tuoi PDF scansionati non vengono elaborati.
Organizzare i documenti
Tipi di documento
| Tipo | Uso | Chi può caricare |
|---|---|---|
| Documento | Contratti, fatture, bilanci, statuti | Admin, Editor |
| Knowledge | Manuali, normative, codici, guide | Solo Admin |
I documenti Knowledge formano la base di conoscenza permanente e condivisa. I documenti Documento sono per analisi specifiche.
Assegnare un Topic
I Topics ti permettono di categorizzare i documenti. Quando fai una domanda, puoi selezionare un topic per cercare solo in quella categoria.
Per assegnare un topic:
- Clicca sul documento nella lista
- Clicca Modifica
- Seleziona il topic dal menu a tendina
- Clicca Salva
Cercare documenti
Usa la barra di ricerca in cima alla pagina Documenti per trovare file per nome.
Filtrare per stato
Usa i filtri per vedere:
- Documenti attivi
- Documenti archiviati
- Documenti eliminati (cestino)
Azioni sui documenti
Visualizzare un documento
Clicca sull'icona occhio per scaricare e vedere il documento originale.
Vedere i chunks
Clicca su Chunks per vedere come il documento è stato suddiviso e indicizzato.
Riprocessare un documento
Se un documento ha problemi o vuoi aggiornare l'indicizzazione:
- Clicca sull'icona refresh
- Il documento torna in elaborazione
- Attendi che torni in stato "Attivo"
Archiviare un documento
Per nascondere un documento dalle ricerche senza eliminarlo:
- Clicca sull'icona archivio
- Il documento passa in stato "Archiviato"
- Puoi ripristinarlo in qualsiasi momento
Eliminare un documento
- Clicca sull'icona cestino
- Il documento va nel cestino (soft delete)
- Può essere ripristinato finché non viene eliminato definitivamente
Eliminazione definitiva
Solo gli Admin possono eliminare definitivamente:
- Vai nel Cestino
- Seleziona il documento
- Clicca Elimina definitivamente
Attenzione
L'eliminazione definitiva è irreversibile. Il documento verrà rimosso completamente dal sistema e dalle ricerche.
Deduplicazione automatica
Queria previene i duplicati automaticamente:
- Ogni file viene identificato tramite hash SHA-256
- Se carichi un file già presente nella stessa azienda, viene restituito il documento esistente
- Lo stesso file può esistere in aziende diverse
Best practices
Preparazione dei documenti
Prima di caricare:
- Verifica la qualità dei PDF scansionati (minimo 200 DPI consigliato)
- Usa nomi descrittivi per i file (es. "Contratto_ACME_2024.pdf")
- Rimuovi pagine inutili se possibile (copertine vuote, pagine bianche)
Organizzazione efficace
- Usa i Topics per categorizzare logicamente
- Distingui Knowledge da Documenti per migliori risultati
- Archivia documenti obsoleti invece di eliminarli
Tipi di documenti ideali
Queria funziona meglio con:
- Contratti e accordi
- Policy e regolamenti aziendali
- Manuali e procedure
- Report e analisi
- FAQ e knowledge base
- Normative e codici
Meno adatto per:
- Documenti con solo tabelle numeriche complesse
- Immagini senza testo
- File molto brevi (meno di una pagina)